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Spese rappresentanza

Accesso ai documenti: la modalità in caso di elevato numero di richieste dei consiglieri comunali

Il TAR contempera il diritto di accesso di due consiglieri comunali - che hanno presentato istanza per ottenere tutte le spese sostenute dall'ex Sindaco - con le esigenze di non aggravamento dell'apparato amministrativo. Necessaria l'indicazione di quali tipo di spese assoggettare a richiesta.

Due consiglieri di un Comune toscano hanno presentato all’Ente – nell’esercizio delle prerogative sancite dall’art. 43 comma 2 del TUEL – formale istanza di accesso agli atti e/o ai documenti relativi alle spese sostenute dall’ex Sindaco durante il suo mandato: segnatamente, la richiesta aveva ad oggetto un prospetto dettagliato di tutte le spese sostenute dall’ex Sindaco, a carico del Comune, nonché copia di tutti i documenti probanti l’erogazione degli importi in questione e gli estratti dei conti correnti, ovvero degli strumenti di pagamento diversi dal denaro, nella disponibilità del Sindaco. 

In risposta, il Comune ha chiesto agli istanti di meglio precisare la propria richiesta, anche attraverso la preventiva consultazione del sito web istituzionale del Comune, ove sono pubblicate anno per anno le spese di rappresentanza sostenute dall’ente, e rappresentando altresì che l’ex Sindaco non aveva avuto la disponibilità di carte di credito. Alla nota comunale, che i due istanti hanno inteso come implicito diniego di accesso, si è replicato  ribadendo di voler prendere visione di tutte le spese effettuate dall’ex Sindaco e della relativa documentazione. 

Dopo di ciò è stato notificato ricorso al TAR.

In via pregiudiziale, il Comune ha eccepito la parziale inammissibilità e comunque l’improcedibilità del ricorso: la prima, con riferimento alla richiesta relativa agli estratti dei conti correnti o delle carte di credito nella disponibilità dell’ex Sindaco, che sarebbe stata evasa con la nota citata; la seconda, con riferimento ad una successiva missiva, mediante la quale lo stesso Comune avrebbe trasmesso i prospetti dettagliati delle spese dell’ex Sindaco, mettendo i ricorrenti nella condizione di poter indicare nel dettaglio le voci di spesa relativamente alle quali chiedere la documentazione di corredo.

Il TAR Toscana, con sentenza n. 563 del 30 marzo 2016, ha dichiarato l’improcedibilità del ricorso. 

Ha osservato infatti il collegio toscano che l’istanza di accesso aveva un contenuto composito, riferendosi da un lato a tutte le spese di rappresentanza sostenute dall’ex Sindaco, corredate della relativa documentazione di riscontro, e, dall’altro, agli estratti dei conti correnti bancari e/o delle carte di credito o debito eventualmente nella disponibilità dello stesso ex Sindaco. 

Quanto a questi ultimi, con la prima missiva comunale i ricorrenti hanno espressamente preso atto della risposta ricevuta dal Comune (nessuna carta di credito a disposizione dell’ex Sindaco), salvo insistere per la trasmissione comunque dei documenti attestanti le spese di rappresentanza. 

Nel corso del giudizio il Comune ha prodotto una nota in cui erano  allegati i prospetti suddivisi anno per anno e recanti l’elenco delle spese sostenute, nonché data, causale e descrizione dell’oggetto della spesa con il relativo importo (si trattava, in realtà, dei medesimi prospetti richiesti per la pubblicazione sul sito web del Comune a norma dell’art. 16 comma 26 del D.L. n. 138/201). 

Nella nota è altresì presente l’invito a segnalare le “specifiche voci ricavate dai prospetti” per accedere alla visione e copia della documentazione sottostante, con il che la pretesa dei ricorrenti doveva ritenersi adeguatamente soddisfatta.

Il TAR ha rilevato che nell’ottica di leale collaborazione fra organi pubblici, che deve comunque presiedere all’esercizio del diritto di accesso ex art. 43 comma 2 del TUEL, la mancata immediata ostensione di tutti i documenti sottesi a ciascuna delle numerosissime voci di spesa esibite e rese note dal Comune (oltre mille) non equivale, infatti, a diniego dell’accesso, ma a un differimento parziale giustificato dalla mole della documentazione potenzialmente interessata e dalla conclamata disomogeneità delle voci di spesa in questione (si andava dalle forniture di fiori, all’acquisto di oggetti celebrativi e doni, alle spese per incontri di rappresentanza), delle quali non può obiettivamente presumersi che rivestano tutte pari interesse ai fini del controllo che tramite l’accesso si vorrebbe esercitare. 

Insomma: la circostanza che ai ricorrenti sia stato richiesto di indicare le singole voci di spesa in relazione alle quali avere la documentazione di riscontro è sembrato coerente, ai giudici amministrativi, con la regola secondo cui compete al richiedente la selezione preventiva del materiale di proprio interesse, attività propedeutica connaturata alle modalità dell’accesso, che non può mai avere finalità solo esplorative, ancorché il diritto sia esercitato da soggetti cui la legge riconosce una legittimazione rafforzata. 

Invero, se un elevato numero di richieste provenienti da consiglieri comunali di per sé non costituisce impedimento all’esercizio del diritto, nella specie le modalità dell’accesso individuate dal Comune resistente a fronte delle istanze in questione sono apparse contemperare in modo ragionevole ed adeguato sia l’interesse all’accesso che l’esigenza di non gravare eccessivamente, e in unica soluzione, sull’apparato amministrativo. 

 

Rodolfo Murra

(8 aprile 2016)

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